「マニュアルってどう作ればよいの？」
以前、仕事を早く確実に覚えるコツ3選で、「自分マニュアル」を作成するお仕事術を紹介しました。
実際、仕事中にマニュアルを作成しようとすると、思いのほか時間が足らず、余裕がない方も多いと思います。
そこで今回は、誰でも簡単に取り組むことができるマニュアル作成方法について、普段私が取り組んでいる事例をご紹介したいと思います。
この記事では、以下の内容について知ることができます。
- 効率よく自分マニュアルを作成する方法
- 自分マニュアルを作成するメリット
それではいってみよう！
自分マニュアルとは
はじめに、私の考える「自分マニュアル」についてお話します。
私は、自分マニュアルとは、「未来の自分の救世主」だと考えています。
例えば、皆さんには先輩から教わったことを忘れてしまい、同じことを何度も質問してしまったという経験はありませんか。
これは、業務に慣れていない新人のうちであれば、よくあることで、決して悪いことではありません。
新人だけでなく、どんなにベテランになっても、仕事内容を忘れてしまうことはあります。
そんなとき、過去の自分が残したマニュアルが、現在の自分を助けてくれることがあります。
しかし、マニュアルと聞くと、きっちり資料でまとめる必要があるのではないかと思い、簡単には取り組む気が起きないと思います。
また、仕事中は業務を教わることで精一杯になってしまい、きれいにまとめる暇など存在しないという方も多いかと思います。
そこで、資料にまとめるまではいかなくとも、簡単に自分マニュアルを作成するわざについて５つ紹介します。
自分マニュアルの作成例
普段から私が実践しているマニュアル作成例について、場面ごとに５つ紹介します。
- システム操作は画面スクリーンショットを活用する
- 書類作成は先輩が作成した書類のコピーを見本にする
- 現場での複雑な動作は写真や動画を活用する
- イレギュラー対応については、①事案内容②原因③対応までまとめる
- メモの型を作っておき、後日自分マニュアルに落とし込む
順番にご説明いたします。
①システム操作は画面スクリーンショットを活用する
システム操作については、テキストだけでメモをとるのでなく、できれば画面のスクリーンショットをとってそこに直接書き込む形でメモをした方が分かりやすいです。
私は、場面ごとに以下の３つの方法でメモをとるようにしています。
- とにかく画面のスクリーンショットだけ保存しておきたい場合
「Windows + Print Screen」キーでスクリーンショットを保存する - スクリーンショット後、メモを書き入れたい場合
Print Screenキーで画面をスクリーンショットした後、ペイントに貼り付け、テキストでメモを入れ保存 - WordやExcel等でまとめたい場合
［Windows］＋［Shift］＋［S］キーを同時に押してクリップボードに履歴として残し、WordやExcelに貼り付けながら資料として残す。
具体的な操作方法については、以下のとおりです。
１．とにかく画面のスクリーンショットだけ保存しておきたい場合
先輩の説明が早く、メモをとっている暇がない場合や、とりあえずスクリーンショットをとっておきたい場合は、画面のスクリーンショットを画像として保存しておきます。
この場合、「Windows + Print Screen」キーで、ピクチャフォルダ内にスクリーンショットが画像として保存されます。
画像の名前については、「〇〇〇の発注画面」といった感じで、どの作業時の画面なのかがわかるように変更しておきましょう。
２．スクリーンショット後、メモを書き入れたい場合
スクリーンショットをとった後、直接教わったことを書き込みたい場合は、ペイント機能を活用します。
Print Screenキーで画面をスクリーンショットした後、ペイントに貼り付け、テキストでメモを入れ、名前を付けて保存をしておきます。
３．WordやExcel等でまとめたい場合
①クリップボードの履歴をONにする
画面左下の［スタートボタン］をクリックし、[設定]をクリック。
②[システム]-[クリップボード]をクリックし、「クリップボードの履歴」を[オン]にする。
③スクリーンショットをとる
［Windows］＋［Shift］＋［S］キーを同時に押し、マウスでドラッグ＆ドロップ操作を行い、スクショしたい範囲を選択します。このとき、クリップボードには履歴として残っていきます。
④WordやExcel上で［Ctrl］＋［V］キーで貼り付け、資料としてまとめる
⑤後でまとめる場合は、［Windows］＋［V］キーでクリップボードの履歴を表示すると、スクショ順に画像として残っているため、WordやExcel上で貼り付けたい場所を選択し、履歴内の画像をクリックして貼り付ける
先輩の作業を見ながら教わる場合、スクショを撮ることができないんだけど、どうすれば良いんだ？
その場合は、重要そうな画面だけでも良いので、スクリーンショットをいただけないか交渉しましょう。
それでも応じてもらえない場合や、会社のシステム上スクリーンショットをとるのが難しい場合は、重要そうなキーワードだけでもメモとして残しておき、すぐさま復習をしておきましょう。
②書類やメール作成は先輩が作成したもののコピーをとり見本にする
書類やメール作成時は、先輩が作成したもののコピーをとっておきます。
会社内でしか使用しない連絡票一つでさえ、書き方のルールがある場合があります。
こういった現物が存在する場合は、先輩が作成した書類のコピーをとらせてもらい、見本としてそのまま保存しておきます。
また、メールにおいて、今後使えそうだなと思った相手とのやり取りについては、メールごと保存しておくと良いです。
先方とのやりとりがそのままマニュアルとして残せる場合があります。
メールにおいては、ビジネスメールとしての言い回しを習得するうえでも役に立つよね。
③現場での複雑な動作は写真や動画を活用する
現場の設営、複雑な操作等をする場面においては、写真や動画として保存しておくと良いです。
ただし、写真・動画撮影が可能な場合のみ活用できる方法になります。
こういった催事会場においては、実際に当日の現場でないとレイアウトが確定しない場合があります。
実際の現場の風景を写真でおさめておき、次年度の設営時の参考に残しておきましょう。
また、複雑な操作等については、動画で残しておくのも良いと思います。
④イレギュラー対応については、(1)事案内容(2)原因(3)対応までまとめる
イレギュラーな事案が発生した際は、その場で解決して終わらせるのではなく、必ず詳細に記録としてまとめておきましょう。
次回以降、同じような事案が発生した際のマニュアルとして活用することができます。
これについては、自分自身がミスしてしまった際も同様です。
ミスをすると、ショックですぐに忘れてしまいたいという気持ちになりがちですが、そこできちんと記録に残しておくことで、ミスの再発防止に繋がります。
まとめ方としては、(1)実際に起こった事案の内容、(2)その原因、(3)対応、といった順でまとめます。
また、実際に発生した日付や場所等も残しておくと、よりリアルに残るため、次回以降記憶を思い出す際に役に立つはずです。
ミスを起こすのが悪いのではなく、ミスをした後、振り返りをせず、再発防止策を考えないのが一番よくないことなんだ。
⑤メモの型を作っておき、後日自分マニュアルに落とし込む
メモを取る際、自分なりのルールや型を作っておくと、上手にメモをとることができます。
メモをとる際は、①なんの業務についてか、②目的、③内容 といった感じで、操作内容だけでなく、タイトルと目的まで記録するようにしていました。
メモをとった後は、必ずすぐに分かりやすい言葉で文章化させ、自分マニュアルとして残します。
メモをとる際はインプットの時間で、自分マニュアルに落とし込む際はアウトプットの時間というイメージですね。
自分マニュアルの型は何でもよくて、大事なのは、流れでわかるように記載することです。
業務における目的やポイント等もまとめられると尚よいです。
自分マニュアルを作成するメリット
ここまで、自分マニュアルの作成術について紹介してきました。
実際に自分マニュアルを作成してみて、私は以下の５つのメリットを実感しました。
- 業務の手順を忘れた際の救世主になる
- 常にインプット⇒アウトプットをする習慣がつき、仕事を覚えるのが早くなる
- 資料作成が得意になる
- （応用編）後任への引継書として活用できる
- （応用編）組織の資産として残すことができ、上司から評価される
１つ目の【①業務の手順を忘れた際の救世主になる】についてですが、これは冒頭でもお伝えしたとおり、いざ仕事の手順をど忘れした際の救世主になるというメリットです。
先輩に何度も同じことを質問してしまい注意されることや、誰にも質問することができない環境下で、自分マニュアルは最強の救世主になります。
過去の自分ナイス！！と思う瞬間は何度もありました！
２つ目の【②常にインプット⇒アウトプットをする習慣がつき、仕事を覚えるのが早くなる】についてですが、こちらについては記憶の定着化において重要なメリットです。
仕事を教わっても忘れてしまう原因は、インプットした後にきちんとアウトプットができていないからです。
インプットした後は、すぐにアウトプットする機会をつくってあげると、自然と記憶が定着します。
先輩から教わったことをメモに残したら、５～１０分程度時間を作って、自分マニュアルに落とし込みましょう。
３つ目の【③資料作成が得意になる】についてですが、これはインプットしたことを、自分の言葉で具体化する過程により培われる能力になります。
日ごろから暗黙知（＝勘や経験により培った能力）を具体的な言葉で形式知化させる癖をつけておくと、物事を言語化させる能力が養われ、文書作成や資料作成で役に立ちます。
４つ目と５つ目については応用編になりますので、ご興味がある方のみお読みいただければと思います。
【応用編】自分マニュアルを知的資産へと発展させる
ここまで、自分マニュアル、すなわち、自分だけが使用するマニュアルとしての説明をしてきました。
ここからは、応用編で自分マニュアルを「組織の知的資産」へと発展させることについてお話しします。
知的資産については、以下の記事をご覧ください。
組織の知的資産として残すということは、つまり、誰もが見てもわかるマニュアルに発展させるということです。
そうすることにより、以下２つのメリットが生まれます。
- 後任への引継書として活用できる
- 組織の資産として残すことができ、上司から評価される
１つ目は【後任への引継書として活用できる】というメリットです。
自分マニュアルを誰もが分かるマニュアルに発展させておくと、後任者に引き継ぐ際に、そのまま引継ぎ資料として活用することができます。
また、新人の指導時には、マニュアルを見せながら説明することができ、指導時の負担軽減にも繋がります。
２つ目は【組織の資産として残すことができ、上司から評価される】というメリットです。
これは私自身の経験なのですが、新卒当初からコツコツ作成していたマニュアルを、誰もが分かるような内容にブラッシュアップさせ、組織の資産として残したところ、上司から評価され、人事評価にも良い影響がありました。
また、マニュアルを残したことにより、後任者が同じレベルで業務を遂行することができ、人事異動により組織体制が変わった際にも、組織のレベルが落ちることなく安定することに繋がっていました。
自分のために作成していたマニュアルが、いつの間にか組織の財産として残っていくのは素敵なことだね。
まとめ
最後に、自分マニュアルを作成する方法とメリットについてまとめておきます。
- 自分マニュアルは未来の自分にとっての最強の救世主になる
- 画面のスクリーンショットや簡易的なメモだけでも十分マニュアルとして活用できる
- 自分マニュアルを作成することにより、自分だけでなく組織に貢献することにも繋がる
以上です。
自分のスキルアップにつなげるためにも、仕事を円滑に進めるための工夫を心掛けていきたいですね。
日々工夫しながら、自分にとっての最善のお仕事術を身につけていきましょう！
以上！おしまい！
