「なかなか仕事を覚えることができない…。」
新卒のころ、なかなか仕事を早く覚えることができず、毎日のように悩んでおりました。
しかし、仕事を覚える際、ちょっとしたことを意識するようにしただけで、今では”仕事を覚えるのが早い！優秀！”とまで言われるようになったのです。
今回は、元々仕事を覚えるのが遅かった私が実践した３つの方法について紹介したいと思います。
この記事では、以下の内容について知ることができます。
- 何故、仕事を覚えることができないのか
- 仕事を早く覚えるための方法
それではいってみよう！
何故、仕事を覚えることができないのか
そもそも、なぜ仕事を覚えることができないのでしょうか。
それは、
- 業務の本質を理解していない
- 教わったことを忘れてしまう
- 業務に関する知識が足りない
以上、３つの原因が考えられます。
それぞれ、具体例を挙げて説明していきます。
【仕事が覚えられない原因①】業務の本質を理解していない
普段、皆さんは仕事を覚える際、業務の本質まで理解するようにしていますか？
ここで、おもち動物園のお仕事の一つである、おやつの配達作業を例に、業務の本質を理解することの重要さについて説明します。
いぬさんから教わったことを整理すると、
- りすさんのおやつは、素焼きのアーモンド
- 毎日１５時頃に届けること
- 軽く砕いておくこと
以上、３つになります。
りすさんのおやつはアーモンドということは分かりますので、
『アーモンド・１５時に届ける』の２点については、忘れにくいと思います。
しかし、なぜ『素焼き・軽く砕く』必要があるのか。
目的が分かっていないと、こういう細かな処理は忘れてしまいがちなのです。
【仕事が覚えられない原因②】教わったことを忘れてしまう
上司や先輩から教わったことを、いくらメモしても忘れてしまうことってありませんか？
これは、教わったことをメモするだけで満足してしまっていることが原因だからです。
いぬさんから教わったことをメモとり、そのまま放置しているおもち。
乱雑に書いたメモをそのままにしておくだけでは、後から見返したときに、きちんと思い出すことができません。
また、整理しないことにより、どこにメモしたのか忘れてしまい、結局そのメモは意味のないものになってしまいます。
【仕事が覚えられない原因③】業務に関する基礎知識が足りない
そもそも、業務に関する知識が足りないことが大きな原因となっていることもあります。
これは、専門的な知識だけでなく、その職場特有の覚えておくべき知識についても同様です。
いぬさんから教わったこと以外にも、
「アーモンドがどこにおいてあるのか」「アーモンドを砕く道具は何か」
こういった知識は、事前に覚えておく必要があります。
業務に関する基礎知識が身についていないと、仕事を教わったとしても、なかなかすぐにすべてのことを覚えることはできません。
効率的に仕事を覚えるには
それでは、どういった工夫をすれば、誰でも簡単かつ効率的に仕事を覚えることができるのでしょうか。
私自身、元々仕事を覚えるのが遅いこともあり、常に工夫しながら覚えるよう努力しています。
そんな優秀ではない私が、仕事を覚えるのが早いと言われるほどにまで成長することができた、仕事の覚える工夫について、３つ紹介します。
【仕事術①】自分マニュアルを作成する
私は、先輩や上司から仕事を教わったら、必ず業後～数日以内に自分専用のマニュアルを作成します。
やり方としては、業務時間中にメモした内容を、元々作成しておいた自分マニュアルの型に当てはめていきます。
また、疑問に感じた点は必ず、周囲に確認したり、自分自身で調べたりして、確実に理解するようにしています。
先ほどの、りすさんのおやつで例えると、
なぜ、『素焼きのアーモンド』を『軽く砕いておく』必要があるのか。
なぜ、『１５時頃』に届ける必要があるのか。
こういったところまで、細かく根拠を調べ、誰かに質問されてもすぐに答えられるくらいに復習をします。
まず抑えるべき点は、なぜその業務を行う必要があるのか、一つ一つの業務の目的を知ることです。
ここで言うと、りすさんがアーモンドを求めている最大の目的です。
それは、『ダイエット中でも、食べられるおやつ』であるということ。
一番の目的を理解しておくだけで、業務の細かな部分まできちんと正確に覚えておくことができます。
業務の目的、作業の根拠等を一通り調べたら、いよいよマニュアルに落とし込みます。
マニュアルを作成する際は、
- 流れで理解できるように記載する。
- 写真やイラストを入れて、イメージしやすいように作成する。
- 業務の目的や根拠まで記載する。
以上の３点を心掛けています。
最初は面倒かもしれませんが、覚えたてのまだ記憶が新しい状態のうちに、マニュアルを作成しておくことにより、後日業務を振り返る際、きっと役に立つはずです。
また、マニュアルを作成する＝知識をアウトプットさせることに繋がるため、記憶の定着にも繋がります。
自分マニュアルの作り方については、以下の記事もご参照ください。
【仕事術②】やったことリストを作成する
業務に慣れるまでは、その日やったことを、後から振り返られるように細かく記録しておきます。
これもまた面倒かもしれませんが、「この仕事のときはこういうことをするんだ」ということが記録されているだけで、やるべきことや手順をど忘れしてしまったときに役に立ちます。
今の私の部署が、事業系なので、エクセルで事業ごとにスケジュールを作成し、その日やったことを随時記載するようにしています。
やったことリスト（例）
進捗管理表にもなります。また、後任に残してあげると、どういうスケジュール間で進めればよいのかという参考にもなります。
【仕事術③】業務の知識を増やす
仕事をするうえで、最低限の知識を身につけておくことは重要です。
仕事に関する勉強をして、知識を増やすことは、働くうえで何よりも強い武器になります。
カバさん
仕事なんて嫌なことなんだから、勉強なんてやりたくもないよ。
いぬさん
仕事なんてその場でうまくやりきれれば良いんだから、勉強なんて必要ないよ。
うーん、かばさん、いぬさんのおっしゃることも分かります。
しかし、仕事に関する勉強って、自分にとってたくさんのメリットがあると私は思います。
例えば、契約に関することでも、「見積書、契約書、注文書、請書」等、様々な用語があります。
収入印紙は必要？いくらの収入印紙が必要？
また、法改正があるとそれに準じて対応方法を変える必要があります。
勉強でもそうですが、基礎知識が頭に入っているだけで、初めて教わることでも、スッと頭に入ってきてくれて、忘れにくくなります。
大変かもしれませんが、自分を守るためにも、仕事に関する最低限の知識は積極的に身につけておくようにしましょう。
まとめ
最後に、仕事を早く確実に覚えるコツについてまとめておきます。
- 自分マニュアルを作成する
- やったことリストを作成する
- 業務の知識を増やす
以上です。
あくまでも私にとって、このやり方が合っているというだけで、他に皆さんにとって最善のやり方があるかもしれません。
日々工夫しながら、自分にとっての最善のお仕事術を見つけていきましょう！
以上！おしまい！
